Cada vez son más las empresas que se incorporan al sector digital, sobre todo tras la llegada del coronavirus. El covid-19 ha sido el principal causante de que muchas empresas comiencen a dedicar esfuerzos al sector digital y abandonen, poco a poco, el sector físico.
Pero, ¿cómo debemos adaptarnos a este nuevo panorama? ¿Qué debemos tener en cuenta para adaptarnos correctamente? Vamos a intentar responder a algunas de estas preguntas centrándonos en el material que ahora mismo tienen las empresas.
La llegada de Internet ha sido la principal causa de tengamos acceso a cualquier documento desde prácticamente cualquier lugar. Hace unos años era impensable tener acceso a documentos de la empresa mientras estábamos en casa o de vacaciones.
Internet ha permitido que podamos ver documentación desde cualquier parte del mundo gracias a que son documentos digitales. La digitalización de documentos es uno de los grandes avances para las empresas, ya que permite que tengamos todo el archivo bien organizado y podamos ver o editar documentos de nuestro negocio.
Es evidente que la información de la empresa es el mejor material de trabajo y crecimiento y, tener acceso desde cualquier lugar, es una ventaja muy interesante para cualquier entidad. Por ello, muchas compañías ofrecen un servicio para empresas de Digitalización y Gestión Documental el cual permite digitalizar los documentos.
Este servicio es importante para dar el salto al medio digital, ya que existe mucha documentación física que tiene mucho valor si somos capaces de digitalizarla para extraer la información que nos interesa. Digitalizar documentos o archivos nos permite llevar un mejor orden en nuestro archivo y poder consultar los documentos en la nube, sin tener que lidiar con papeles y carpetas interminables.
La digitalización es un proceso que se lleva a cabo por empresas especializadas y que tiene objetivos principales como:
- Liberar espacio de documentos
- Consultar la información de forma más rápida
- Reducir el almacenamiento físico de archivos
- Poder realizar copias de seguridad
- Poder controlar el acceso a la información mediante permisos
Esta digitalización permite a las empresas optimizar y regular la custodia de la información, mejorando así la seguridad de la misma. Gracias a la digitalización, no solo mejoramos el proceso de consulta de información sino que también potenciamos la seguridad mediante la introducción de programas o software que habiliten accesos a información clasificada.
De esta forma, la empresa no es tan vulnerable a compartir la información más delicada y podemos consultarla en cualquier momento siempre y cuando tengamos el nivel de permisos necesario para hacerlo.